Als Receptionist(e) bij West Coast Supply Group ben je hét aanspreekpunt en het visitekaartje van het bedrijf. Als receptionist(e) verwelkom je gasten, bedien je de telefoon en ben je on top of administratieve taken, zoals post, bloemen bestellen, lijsten bijhouden en ad hoc hulp verlenen. 

Werkuren en rooster

Onze receptie is open van 8:30 – 17:30 uur en wordt de hele week bezet door in totaal twee receptionisten. Deze functie is dus part-time van 22,5 uur per week.

Werktijden voor deze vacature zijn:

Maandag – 8:30-17:30 uur
Dinsdag – vrij
Woensdag – 8:30-17:30 uur
Donderdag – vrij
Vrijdag – ene week 8.30-13.00 uur, andere week 13.00 – 17.30 uur

In geval van ziekte en vakantie wordt er fulltime gewerkt, altijd in overleg met de collega.

Zo ziet jouw dag eruit:

• Telefoon aannemen en doorverbinden waarbij voornamelijk Nederlands en Engels wordt gesproken;
• Ontvangen en registreren van gasten en bezoekers;
• Varia aan post en pakketten verzenden, ontvangen, openen en verspreiden. Aanmaken proforma facturen voor koerierszendingen buiten Europa. Aanmelden van zendingen via softwaresysteem van DHL;
• Beheer van algemene email inbox en het ondernemen van actie op aanvragen;
• Bijhouden van centrale agenda: afwezigen, bijhouden van de interne telefoonlijsten en verjaardaglijst;
• Scannen van ontvangen facturen indien nodig;
• Bestellen van VVV kaarten en in het systeem opladen, vaak ook versturen. Bloemen bestellen en versturen voor speciale gelegenheden. Bestellen van visitekaartjes, alsmede wenskaarten voor jarigen en jubilea en zorgdragen dat ze de kaart ontvangen;
• Voorraadbeheer drukwerk, voorraadbeheer kantoorartikelen en promotiemateriaal;
• Van alle bestelde artikelen facturen controleren, goedkeuren en registreren;
• Parkeervergunningen; het hele registratiesysteem bijhouden en zorgdragen voor accurate invoering in het systeem van de gemeente Leiden;
• Kleine kas: ontvangsten van frankeer- en koerierskosten door medewerkers;
• Zorgdragen voor een uitstekende communicatie en overdracht tussen de twee receptionisten;
• Coördinatie van verzending van kerstkaarten en geschenken voor klanten;
• Lichte administratieve werkzaamheden;
• Ad hoc werkzaamheden op aanvraag van medewerkers.

Dit ben jij!

• Je bent minimaal MBO opgeleid;
• Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring; receptiewerk of administratief werk in de gastvrijheid is een plus;
• Je spreekt en schrijft Nederlands en Engels uitstekend;
• Je bent representatief, klantgericht en stressbestendig. Je kunt goed plannen en organiseren en je bent proactief;
• Je kunt goed met Word en Excel omgaan;
• Je kunt goed met vertrouwelijke informatie omgaan; je bent discreet en handelt met integriteit;
• Je komt in een omgeving te werken waarbij direct wordt gecommuniceerd. Je kunt hiermee omgaan en hebt zelf ook overtuigingskracht;
• Je levert werk van hoge kwaliteit;
• Je kunt zelfstandig werken en vindt het prima om alleen te zijn op je werkplek wanneer er langere tijd niemand anders bij de receptie is.

Deel uitmaken van West Coast Supply Group betekent:

De vrijheid hebben om je eigen winnende formule te vinden. We zijn een multiculturele en dynamische groep mensen (we hebben momenteel 35+ nationaliteiten in ons team) die allemaal een topscorer mentaliteit en commerciële mindset delen. Je zult je onderdeel van ons team voelen, geweldige collega’s ontmoeten en in no time nieuwe vrienden maken. De mensen van West Coast Supply Group maken er een energiefabriek van: het open-minded en samenwerkende team is de sleutel tot jouw en ons succes: we moedigen elkaar aan, je kunt om hulp vragen en je hebt de vrijheid om ondernemer te zijn.

Wat je van ons mag verwachten:

• Salaris en & flexibele secundaire arbeidsvoorwaarden, opties om vakantiedagen te aan- en verkopen, een Diversiteitsdag en nog veel meer…
• Een op maat gemaakt plan met jouw persoonlijke & professionele doelen en groeimogelijkheden;
• Open oren voor jouw innovaties en ideeën en ruimte om ze te realiseren;
• Een warme en gezonde maaltijd uit ons restaurant;
• Een after-lunch wandeling langs de prachtige grachten van Leiden, net buiten het kantoor, of een moment om je collega’s uit te dagen voor een potje pingpong, darts of tafelvoetbal;
• Elke vrijdagmiddag een drankje aan de bar op onze bovenste verdieping;
• Geweldige team evenementen en legendarische jaarlijkse feesten.

Neem contact op!

Ben je er klaar voor ons team te versterken? Super! Stuur je sollicitatie en motivatiebrief via onze website naar Esther Schudel, Recruiter. 

Meer informatie over onze privacy statement is te vinden op: http://jobs.westcoastsupplygroup.com/privacy-policy